Mandantenportal auswählen: 10 Fragen, bevor Sie sich entscheiden

Ein Mandantenportal soll Ihnen Arbeit abnehmen: weniger E-Mails, weniger Nachfassen, weniger Suchen. Ob das gelingt, entscheidet sich weniger an der Länge der Funktionsliste als an ein paar Grundfragen. Die folgenden zehn helfen kleinen Kanzleien und Beratungsbüros, Anbieter sinnvoll zu vergleichen – auch, wenn Sie sich am Ende nicht für uns entscheiden.

1. Kommen Ihre Mandanten ohne Anleitung zurecht?

Das wichtigste Kriterium ist nicht Ihre Seite, sondern die Ihrer Mandanten. Muss eine App installiert werden? Funktioniert der Upload per Smartphone-Kamera? Versteht jemand ohne Technikinteresse, was zu tun ist? Testen Sie das Portal selbst am Handy – am besten mit einer Person, die es nicht kennt.

2. Wo werden die Daten gespeichert – und wer hat Zugriff?

Fragen Sie nach dem Standort der Server und der Datensicherung und nach der Liste der Unterauftragnehmer. Ein Hosting in Deutschland oder der EU ist für viele Kanzleien Voraussetzung. Achten Sie auch darauf, ob einzelne Dienste, etwa der E-Mail-Versand, außerhalb der EU laufen.

3. Passt der Vertrag zu Ihrem Berufsrecht?

Für die Auftragsverarbeitung braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Berufsgeheimnisträger müssen den Anbieter zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichten – Steuerberater etwa nach § 62a StBerG, Rechtsanwälte nach § 43e BRAO. Prüfen Sie, ob der Vertrag das abdeckt und ob er ohne Verhandlung direkt bei der Registrierung abgeschlossen werden kann. Hintergründe dazu im Artikel Dokumente sicher mit Mandanten austauschen.

4. Wie ist das Portal technisch abgesichert?

Mindestens erwarten sollten Sie: verschlüsselte Übertragung, Trennung der Mandanten untereinander, Virenprüfung hochgeladener Dateien, Zwei-Faktor-Anmeldung für Ihr Team und ein Protokoll über Uploads, Abrufe und Änderungen. Fragen Sie außerdem, ob E-Mail-Benachrichtigungen Inhalte enthalten – besser ist ein reiner Hinweis.

5. Erscheint Ihr Name – oder der des Anbieters?

Ihre Mandanten vertrauen Ihnen, nicht einem Softwareanbieter. Ein Portal mit Ihrem Kanzleinamen, Logo und Ihren Farben wirkt professioneller und wird eher genutzt. Prüfen Sie auch, mit welchem Absender Einladungen und Erinnerungen verschickt werden.

6. Passt es zu Ihrer Branche?

Ein Portal, das nur für eine Berufsgruppe gebaut ist, passt oft nicht, wenn Sie zusätzlich etwas anderes anbieten. Umgekehrt helfen fertige Vorlagen für typische Abläufe enorm beim Start. Ideal sind mitgelieferte Checklisten und Abläufe für Ihre Branche, die sich anpassen oder durch eigene ersetzen lassen.

7. Was passiert nach dem Hochladen?

Ein Upload-Feld allein spart wenig Zeit. Entscheidend ist, was danach kommt: Sehen Sie auf einen Blick, was fehlt? Gibt es automatische Erinnerungen? Können Sie mit einem Klick „passt“ oder „Rückfrage“ geben? Sieht der Mandant den Stand seiner Sache? Funktionen wie eine Dokumenterkennung sind hilfreich – fragen Sie aber, wo sie läuft und ob Daten dafür an Dritte gehen.

8. Was kostet es wirklich?

Vergleichen Sie nicht nur den Grundpreis. Wonach richtet sich der Preis – Mandanten, Benutzer, Speicher? Sind alle Funktionen enthalten oder kosten Module extra? Gibt es Einrichtungsgebühren oder Mindestlaufzeiten? Und wie lange läuft eine Testphase, und endet sie automatisch?

9. Können Sie Ihre Daten jederzeit mitnehmen?

Ein vollständiger Export – Unterlagen, Nachrichten und Stammdaten – sollte jederzeit möglich sein, auch nach einer Kündigung. Fragen Sie außerdem, wie lange die Daten nach Vertragsende noch verfügbar sind und wann sie gelöscht werden.

10. Ersetzt es etwas – oder ergänzt es?

Ein Mandantenportal ist in der Regel kein revisionssicheres Archiv, keine Buchhaltung und kein Fristenbuch. Klären Sie, wie die Unterlagen in Ihre bestehende Software kommen und was im Portal bleibt. Ein klares „Wir ergänzen Ihre Kanzleisoftware“ ist ehrlicher als ein Versprechen, alles auf einmal zu können.

Checkliste zum Mitnehmen

Mandanten kommen ohne App und Anleitung zurecht – auch am Smartphone
Speicherort und Unterauftragnehmer sind offen benannt
AVV mit Verschwiegenheitsverpflichtung passend zu Ihrem Berufsrecht
Verschlüsselung, Mandantentrennung, Virenprüfung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokoll
Eigenes Branding inklusive Absender der E-Mails
Vorlagen für Ihre Branche, anpassbar
Erinnerungen, Prüfen mit einem Klick, Stand für den Mandanten
Transparenter Preis, alle Funktionen enthalten, Testphase endet automatisch
Vollständiger Export jederzeit
Klare Abgrenzung zur Kanzleisoftware

Unterlagio ist entlang genau dieser Fragen entstanden. Wie wir sie beantworten, sehen Sie unter Sicherheit, Preise und Häufige Fragen – oder Sie testen es selbst.