Unterlagen von Mandanten anfordern: 7 Tipps gegen das ewige Nachfassen

Die eigentliche Beratung ist oft schneller erledigt als das Einsammeln der Unterlagen dafür. Es fehlt noch die Lohnsteuerbescheinigung, der Kontoauszug vom März, die zweite Seite des Bescheids. Jede fehlende Unterlage bedeutet eine weitere E-Mail, einen Anruf oder eine Wiedervorlage. Und das bei jedem Mandanten.

Dass Unterlagen zu spät oder unvollständig kommen, liegt selten am fehlenden Willen der Mandanten. Meist ist schlicht nicht klar, was genau gebraucht wird, bis wann und wohin damit. Genau dort setzen die folgenden sieben Tipps an.

1. Konkret anfordern statt „bitte alle Unterlagen“

„Schicken Sie mir bitte alles für die Steuererklärung“ überfordert. Besser ist eine Liste mit einzelnen Punkten, die sich abhaken lassen: „Lohnsteuerbescheinigung 2025“, „Bescheinigung der Krankenkasse über Beiträge 2025“, „Rechnungen für Handwerkerleistungen“. Je genauer die Bezeichnung, desto seltener kommt das Falsche.

Hilfreich ist ein kurzer Satz, woran man die Unterlage erkennt oder wo sie üblicherweise liegt – etwa „kommt im Februar vom Arbeitgeber“ oder „im Online-Banking unter Postfach“.

2. Mit Vorlagen arbeiten

Die meisten Anforderungen wiederholen sich: Einkommensteuer, Monatsbuchhaltung, Neukunde, Schadenfall, Baufinanzierung. Legen Sie dafür einmal eine Checkliste an und verwenden Sie sie immer wieder. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird – auch wenn eine Kollegin den Mandanten übernimmt.

3. Pflicht und „falls vorhanden“ unterscheiden

Nicht jede Unterlage betrifft jeden Mandanten. Kennzeichnen Sie optionale Punkte als „falls vorhanden“. So weiß der Mandant, dass er nicht nach etwas suchen muss, das es bei ihm gar nicht gibt – und Sie wissen, dass „nichts gekommen“ nicht automatisch „vergessen“ bedeutet.

4. Eine Frist nennen – und freundlich erinnern

Ohne Datum landet jede Anforderung unten auf der Liste. Nennen Sie eine realistische Frist und erinnern Sie rechtzeitig daran. Bewährt haben sich gestaffelte Erinnerungen, zum Beispiel nach einigen Tagen, nach einer Woche und nach zwei Wochen. Wichtig ist der Ton: Eine Erinnerung ist ein Service, kein Vorwurf.

Automatische Erinnerungen haben einen weiteren Vorteil: Sie müssen nicht mehr selbst daran denken, und kein Mandant fällt durchs Raster.

5. Einen festen Kanal vereinbaren

E-Mail, Messenger, Post, USB-Stick, Abgabe am Empfang: Wenn Unterlagen über fünf Wege kommen, geht der Überblick verloren. Vereinbaren Sie einen einzigen Weg und bleiben Sie konsequent – auch wenn der Mandant „nur schnell“ ein Foto per Messenger schicken möchte.

Bei vertraulichen Unterlagen spricht zusätzlich der Datenschutz für einen gesicherten Kanal. Mehr dazu im Artikel Dokumente sicher mit Mandanten austauschen.

6. Das Hochladen so einfach wie möglich machen

Viele Mandanten haben keinen Scanner, aber ein Smartphone. Ein Foto der Unterlage reicht in den meisten Fällen völlig aus – wenn es scharf ist und alle Seiten enthält. Erklären Sie kurz, worauf es ankommt: gutes Licht, Dokument formatfüllend, mehrseitige Unterlagen vollständig.

Noch besser ist es, wenn das System selbst hinweist, sobald ein Foto unscharf ist oder laut „Seite 1 von 3“ noch Seiten fehlen. Dann korrigiert der Mandant das sofort – und nicht erst nach Ihrer Rückfrage eine Woche später.

7. Den Stand sichtbar machen

Mandanten fragen nach, wenn sie nicht wissen, was als Nächstes passiert. Zeigen Sie deshalb zwei Dinge: was von der Liste noch fehlt – und wo die Sache steht, sobald alles da ist („in Bearbeitung“, „beim Finanzamt eingereicht“, „Bescheid geprüft“). Das spart Anrufe und gibt dem Mandanten das Gefühl, gut betreut zu sein.

Kurz zusammengefasst

• Einzelne, klar benannte Unterlagen statt „alles“ anfordern
• Wiederkehrende Anforderungen als Checkliste speichern
• Optionale Punkte kennzeichnen
• Frist nennen und automatisch, freundlich erinnern
• Einen einzigen, sicheren Kanal vereinbaren
• Upload per Smartphone ermöglichen und bei Problemen sofort Hinweise geben
• Stand und nächste Schritte für den Mandanten sichtbar machen

Wie Unterlagio dabei hilft

Unterlagio bildet genau diesen Ablauf ab: Sie weisen eine Checkliste zu, Ihr Mandant sieht in Ihrem eigenen Portal, was fehlt, und lädt per Smartphone-Foto hoch. Erinnerungen laufen nach 3, 7 und 14 Tagen automatisch, der Upload-Check meldet unscharfe Fotos oder fehlende Seiten sofort, und unter „Meine Vorgänge“ sieht Ihr Mandant den Stand seiner Sache. Fertige Vorlagen gibt es für verschiedene Branchen.