Mandantenportal einführen: So nutzen Ihre Mandanten es wirklich
Mit einem Anlass starten, in Wellen einladen, Aushang und Anleitung nutzen, konsequent bleiben: ein Fahrplan für die ersten vier Wochen mit dem neuen Portal.
Ein Mandantenportal nützt nur, wenn die Mandanten es auch verwenden. Die Technik ist meist in einer Stunde eingerichtet – entscheidend ist die Einführung. Mit diesem Ablauf nutzen die meisten Mandanten das Portal schon nach wenigen Wochen, ohne dass Sie jedem einzeln am Telefon helfen müssen.
1. Klein anfangen: mit einem Anlass
Führen Sie das Portal nicht „für alles“ ein, sondern mit einem konkreten Anlass – etwa den Unterlagen für die nächste Steuererklärung oder der Monatsbuchhaltung. Ein klarer Nutzen („Hier sehen Sie, was noch fehlt“) überzeugt mehr als eine Funktionsliste.
2. Das Portal sieht nach Ihnen aus
Mandanten vertrauen ihrem Berater, nicht einem fremden Softwarenamen. Hinterlegen Sie Logo, Farbe, Ansprechpartner mit Foto und Ihre Kontaktdaten. Auch die E-Mails sollten in Ihrem Namen kommen. Dann wirkt das Portal wie ein Service Ihrer Kanzlei – und Einladungen landen seltener im Papierkorb.
3. Mandanten nicht abtippen
Übernehmen Sie Ihre Mandanten per Import aus einer Tabelle, statt jeden einzeln anzulegen. Prüfen Sie dabei die E-Mail-Adressen: Eine falsche Adresse ist der häufigste Grund, warum eine Einladung nicht ankommt.
4. Einladen – in Wellen statt alle auf einmal
Laden Sie zuerst eine kleine Gruppe ein, etwa zehn Mandanten, die Ihnen gegenüber aufgeschlossen sind. So sehen Sie, welche Fragen kommen, und können Ihre Erklärung anpassen, bevor alle anderen folgen. Kündigen Sie die Einladung kurz vorher an – persönlich, per Brief oder im nächsten Telefonat.
5. Hilfen für alle, die lieber Papier mögen
Ein Aushang im Büro mit QR-Code, eine einseitige Anleitung zum Mitgeben und ein Satz in der E-Mail-Signatur erreichen auch Mandanten, die Einladungs-Mails übersehen. Bieten Sie außerdem an, das Portal beim nächsten Termin gemeinsam am Handy einzurichten – das dauert zwei Minuten.
6. Konsequent einen Weg nutzen
Die wichtigste Regel nach dem Start: Neue Anforderungen gehen nur noch über das Portal. Kommt ein Beleg doch per E-Mail, laden Sie ihn selbst hoch und weisen freundlich auf das Portal hin. Wer zwei Wege parallel offenhält, behält auf Dauer beide.
7. Nach vier Wochen nachsehen
Schauen Sie nach einem Monat, wer seinen Zugang noch nicht eingerichtet hat, und erinnern Sie gezielt diese Mandanten. Fragen Sie zwei, drei Mandanten, was sie gestört hat. Meist sind es Kleinigkeiten, die sich mit einem Satz in der Anleitung lösen lassen.
Ihr Fahrplan
- Woche 1: Branding einrichten, Mandanten importieren, Anleitung vorbereiten
- Woche 2: zehn Mandanten einladen, Fragen sammeln
- Woche 3: alle übrigen einladen, Aushang aufhängen
- Ab Woche 4: neue Anforderungen nur noch über das Portal
- Nach einem Monat: Nachzügler gezielt erinnern
In Unterlagio finden Sie dafür den Kundenimport per CSV-Datei und unter „Startpaket“ einen Aushang mit QR-Code sowie eine Anleitung für Ihre Kunden als PDF – im Design Ihres Portals. Weitere Tipps zur Anforderung selbst stehen im Artikel Unterlagen von Mandanten anfordern.