Jahresstart in der Kanzlei: Einkommensteuer-Unterlagen planvoll einsammeln
Wann anfordern, wie die Checkliste aufbauen, wie erinnern – und wie die jährliche Anforderung ganz ohne Handarbeit läuft. Ein einfacher Ablauf für Kanzleien.
Jedes Jahr dasselbe: Im Januar ist es ruhig, im Frühjahr kommen die ersten Unterlagen, und bis zum Sommer fehlt bei vielen Mandanten noch „nur die eine Bescheinigung“. Wer die Einkommensteuer-Unterlagen planvoll einsammelt, verteilt die Arbeit gleichmäßiger und muss deutlich seltener nachfassen. Dieser Artikel zeigt einen einfachen Ablauf für den Jahresstart.
1. Im Dezember planen, im Januar anfordern
Der beste Zeitpunkt für die Anforderung ist kurz nach dem Jahreswechsel. Dann ist das Thema bei den Mandanten präsent, und sie können Bescheinigungen, die in den folgenden Wochen per Post oder im Online-Banking eintreffen, gleich zuordnen. Wer erst im Mai fragt, bekommt dagegen oft die Antwort „Das habe ich irgendwo abgelegt“.
Legen Sie deshalb schon im Dezember fest, welche Mandanten welche Liste erhalten – und mit welcher Frist.
2. Eine Liste für alle, mit „falls vorhanden“
Eine einzige, gut gepflegte Checkliste deckt den Großteil der Mandanten ab: Lohnsteuerbescheinigung, letzter Steuerbescheid und eine Reihe von Punkten, die nur manche betreffen – Rentenbezüge, Versicherungen, Handwerkerrechnungen, Spenden. Markieren Sie diese Punkte als „falls vorhanden“. So muss niemand nach etwas suchen, das es bei ihm nicht gibt.
Eine Vorlage zum Ausdrucken finden Sie in unserer Checkliste Einkommensteuererklärung.
3. Erklären, wann was kommt
Viele Unterlagen gibt es im Januar noch gar nicht. Schreiben Sie deshalb zu den Punkten einen kurzen Hinweis, woher die Unterlage kommt („vom Arbeitgeber“, „von der Bank, oft im Online-Postfach“, „von der Krankenkasse“). Mandanten wissen dann, worauf sie achten müssen – und laden die Bescheinigung hoch, sobald sie da ist, statt bis zum Schluss zu sammeln.
4. Teilweise Abgabe ausdrücklich erlauben
„Bitte alles auf einmal“ führt dazu, dass gewartet wird, bis wirklich alles beisammen ist. Besser: Jede Unterlage wird einzeln hochgeladen, sobald sie vorliegt. Sie sehen den Fortschritt und können früh prüfen, ob etwas unleserlich oder unvollständig ist.
5. Frist setzen und automatisch erinnern
Eine konkrete Frist – zum Beispiel acht Wochen nach der Anforderung – gibt Orientierung. Ergänzen Sie freundliche, automatische Erinnerungen an offene Punkte. Wichtig ist, dass sie nur an Mandanten gehen, bei denen tatsächlich etwas fehlt, und keine Inhalte enthalten.
6. Die Anforderung automatisieren
Am meisten Zeit spart, wenn die jährliche Anforderung gar keine Handarbeit mehr ist. In Unterlagio legen Sie dafür unter „Automatisch anfordern“ einmal eine Regel an, etwa: am 2. Januar die Checkliste „Einkommensteuer {vorjahr}“ an alle Kunden mit Portalzugang, Frist 60 Tage, mit Hinweis-Mail. Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau, wer die Liste bekommt. Jedes Jahr wird sie dann automatisch zugewiesen – niemand erhält sie im selben Jahr doppelt.
Kurz zusammengefasst
- Im Dezember planen, Anfang Januar anfordern
- Eine Checkliste mit „falls vorhanden“-Punkten für alle
- Zu jedem Punkt sagen, woher die Unterlage kommt
- Einzelne Unterlagen sofort hochladen lassen
- Frist nennen, automatisch und freundlich erinnern
- Die jährliche Anforderung als Regel hinterlegen
Hinweis: Welche Unterlagen im Einzelfall nötig sind und welche Abgabefristen gelten, hängt von den Verhältnissen des Mandanten ab. Dieser Artikel beschreibt die Organisation, keine steuerlichen Inhalte.