Dokumente mit dem Smartphone fotografieren: 7 Tipps für lesbare Unterlagen

Für die meisten Unterlagen braucht niemand einen Scanner. Ein Foto mit dem Smartphone reicht – wenn es gut gemacht ist. Mit diesen Tipps kommen Ihre Unterlagen beim ersten Mal lesbar bei Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater an. Berater dürfen diese Seite gern an ihre Kunden weitergeben.

1. Licht: hell, aber ohne Spiegelung

Am besten fotografieren Sie bei Tageslicht in der Nähe eines Fensters. Vermeiden Sie den Blitz: Er spiegelt auf glänzendem Papier und überstrahlt Text. Achten Sie darauf, dass Ihr eigener Schatten nicht auf das Dokument fällt.

2. Unterlage flach auf einen dunklen Untergrund

Legen Sie das Blatt glatt auf einen Tisch, möglichst auf eine dunkle Fläche. Der Kontrast hilft dem Handy und dem Portal, die Ränder des Dokuments zu erkennen. Geknickte Seiten mit der Hand oder einem Buch an den Rändern flach halten – aber ohne Text zu verdecken.

3. Gerade von oben, Dokument formatfüllend

Halten Sie das Handy parallel über das Blatt, nicht schräg. Das Dokument sollte das Bild fast ganz ausfüllen, alle vier Ecken müssen zu sehen sein. Schräge Aufnahmen lassen sich zwar entzerren, werden aber zu den Rändern hin unschärfer.

4. Scharf stellen und kurz prüfen

Tippen Sie auf dem Bildschirm auf den Text, damit die Kamera scharf stellt, und halten Sie das Handy ruhig. Schauen Sie sich das Foto danach vergrößert an: Lassen sich kleine Zahlen, etwa Beträge oder Kennnummern, gut lesen? Wenn nicht, lieber gleich noch einmal.

5. Alle Seiten – und in der richtigen Reihenfolge

Bescheide, Verträge und Abrechnungen haben oft mehrere Seiten, und gerade die letzte ist wichtig. Fotografieren Sie jede Seite einzeln, auch Rückseiten mit Text. Am besten werden mehrseitige Unterlagen zu einer PDF-Datei zusammengefasst – so bleibt alles zusammen.

6. Ein Dokument, eine Datei

Laden Sie jede Unterlage einzeln hoch und nicht zehn verschiedene Belege in einem Bild. Dann kann Ihre Beraterin jede Unterlage dem richtigen Punkt zuordnen und sieht sofort, was noch fehlt.

7. Über den vereinbarten sicheren Weg senden

Schicken Sie vertrauliche Unterlagen nicht per Messenger oder unverschlüsselter E-Mail, sondern über den Weg, den Ihr Berater vorgesehen hat – zum Beispiel sein Kundenportal. Löschen Sie die Fotos danach aus der Galerie Ihres Handys, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.

Gut zu wissen: Fotografieren direkt im Kundenportal

Im Kundenportal von Unterlagio gibt es die Schaltfläche „Dokument fotografieren“. Sie fotografieren dort Seite für Seite, die Ränder werden automatisch erkannt und das Bild gerade ausgerichtet. Am Ende entsteht eine einzige PDF-Datei. Ist ein Foto unscharf, weist das Portal darauf hin, bevor Sie es absenden.

Die Tipps in Kürze

Tageslicht, kein Blitz, kein Schatten
Flach auf dunklem Untergrund
Gerade von oben, alle Ecken im Bild
Scharf stellen, vergrößert prüfen
Alle Seiten, möglichst als ein PDF
Pro Unterlage eine Datei
Über den sicheren Weg senden, Fotos danach löschen