Begriffe rund um Kundenportal, Datenschutz und Unterlagen
Kurz erklärt – für Berater, die ein Portal einführen, und für Kunden, die wissen möchten, welche Unterlage gemeint ist.
- Auftragsverarbeitung (AVV)
Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens – etwa ein Softwareanbieter, der Dokumente speichert –, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, der Gegenstand, Zweck und Schutzmaßnahmen regelt. Dieser Vertrag heißt Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
- Berufsgeheimnisträger
Personen, die aufgrund ihres Berufs zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, zum Beispiel Steuerberater, Rechtsanwälte oder Ärzte. Für sie gelten beim Austausch vertraulicher Unterlagen besondere Anforderungen, unter anderem aus § 203 StGB und dem jeweiligen Berufsrecht.
- BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
Kurzauswertung aus der Finanzbuchhaltung, meist monatlich, mit Umsätzen, Kosten und vorläufigem Ergebnis. Banken und Berater fordern sie häufig zusammen mit der Summen- und Saldenliste an.
- DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Sie regelt, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und welche Rechte betroffene Personen haben.
- GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums dazu, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten elektronisch führen und aufbewahren.
- Grundbuchauszug
Auszug aus dem beim Amtsgericht geführten Grundbuch mit Angaben zu Eigentümer, Lasten und Beschränkungen eines Grundstücks. Er wird unter anderem für Finanzierung und Kauf einer Immobilie gebraucht.
- Kundenportal
Allgemeiner Begriff für einen geschützten Bereich, in dem Kunden eines Unternehmens Dokumente hochladen, Nachrichten lesen oder Termine buchen. In Kanzleien meist „Mandantenportal“ genannt.
- Lohnsteuerbescheinigung
Bescheinigung des Arbeitgebers über den Arbeitslohn und die einbehaltenen Steuern eines Jahres. Sie gehört zu den wichtigsten Unterlagen für die Einkommensteuererklärung von Arbeitnehmern.
- Mandantenportal
Geschützter Online-Bereich, über den eine Kanzlei oder ein Berater mit Mandanten Unterlagen, Nachrichten und Informationen austauscht. Im Gegensatz zur E-Mail liegt alles an einem Ort, ist einem Mandanten zugeordnet und nur nach Anmeldung erreichbar. Andere Branchen sprechen vom Kundenportal.
- Mieterselbstauskunft
Formular, in dem Mietinteressenten Angaben etwa zu Person, Einkommen und Haushalt machen. Welche Fragen zulässig sind, ist datenschutzrechtlich begrenzt.
- Rentenbezugsmitteilung
Meldung der Rentenversicherungsträger und anderer auszahlender Stellen an die Finanzverwaltung über ausgezahlte Renten. Für die Steuererklärung können Rentner beim Träger eine Bescheinigung über die gemeldeten Beträge anfordern.
- Schadenfreiheitsklasse
Einstufung in der Kfz-Versicherung, die sich nach den schadenfreien Jahren richtet und den Beitrag maßgeblich beeinflusst. Sie steht meist auf der Beitragsrechnung.
- Summen- und Saldenliste
Übersicht über alle Konten der Buchhaltung mit Summen und Salden. Sie macht die Zahlen der BWA im Einzelnen nachvollziehbar.
- Teilungserklärung
Urkunde, mit der ein Gebäude in Wohnungseigentum aufgeteilt wird. Sie legt fest, was zum Sondereigentum und was zum Gemeinschaftseigentum gehört, und wird beim Kauf oder der Finanzierung einer Eigentumswohnung angefordert.
- Transportverschlüsselung
Verschlüsselung der Verbindung zwischen Gerät und Server (erkennbar an „https“). Sie schützt die Daten auf dem Weg, nicht deren Speicherung auf dem Server.
- Unterlagen-Checkliste
Liste der Unterlagen, die für einen bestimmten Anlass gebraucht werden – etwa für die Einkommensteuererklärung oder eine Baufinanzierung. Gute Checklisten unterscheiden zwischen Pflicht und „falls vorhanden“ und erklären kurz, woran man eine Unterlage erkennt.
- Upload-Link
Ein Link, über den jemand ohne eigenes Benutzerkonto Dateien hochladen kann, etwa ein Interessent oder ein neuer Kunde. Sinnvoll sind eine begrenzte Gültigkeit und die Möglichkeit, den Link jederzeit zu sperren.
- Verwendungsnachweis
Nachweis gegenüber dem Fördergeber, dass Fördermittel bestimmungsgemäß eingesetzt wurden – in der Regel mit Rechnungen, Zahlungsnachweisen und einem Sachbericht.
- White Label
Eine Software erscheint unter dem Namen, Logo und den Farben des Anbieters, der sie seinen Kunden bereitstellt – nicht unter dem Namen des Herstellers. Bei einem Kundenportal sieht der Mandant also die Kanzlei, nicht den Softwarehersteller.
- Zwei-Faktor-Anmeldung
Anmeldung mit zwei unabhängigen Nachweisen, meist Passwort plus Code – aus einer App oder per E-Mail bzw. SMS. Ein erratenes oder weitergegebenes Passwort allein reicht dann nicht mehr aus.
Allgemeine Erläuterungen ohne Anspruch auf Vollständigkeit; keine Rechts- oder Steuerberatung.