E-Mail-Anhänge mit einem Klick in die richtige Mandantenakte
Viele Mandanten schicken Unterlagen trotzdem per E-Mail. Mit dem E-Mail-Eingang sehen Sie Ihr eigenes Postfach direkt in Unterlagio. Mails von Mandanten sind sofort markiert – und den Anhang legen Sie mit einem Klick in die Akte, auf Wunsch gleich zur offenen Anforderung.
- Ohne Zahlungsdaten
- Endet automatisch
- In jedem Tarif enthalten
Schluss mit Herunterladen, Umbenennen, Hochladen
Ein Anhang per E-Mail bedeutete bisher: speichern, umbenennen, in der richtigen Akte wieder hochladen. Im E-Mail-Eingang wählen Sie den Mandanten und optional die offene Anforderung – fertig. Die Anforderung springt auf „hochgeladen“, der Anhang ist in der Mail als abgelegt markiert.
Mail öffnen
Direkt in Unterlagio unter „Nachrichten → E-Mails“.
Mandant ist erkannt
Über die Absenderadresse – sonst suchen Sie ihn mit wenigen Buchstaben.
Anforderung wählen
Optional, zum Beispiel „Spendenbescheinigungen“.
Ablegen
Die Datei liegt in der Akte – geprüft wie jeder Upload.
Mandanten-Mails auf einen Blick
Mails, deren Absender bei Ihnen als Mandant hinterlegt ist, tragen ein Namensschild. Mit den Filtern „Nur Kunden“ und „Mit Anhängen“ arbeiten Sie den Posteingang gezielt ab – Newsletter und Werbung bleiben außen vor.
- Ungelesene Mails sofort erkennbar
- Anhang auch einfach herunterladen
- Am Computer und am Handy
Jeder im Team mit seinem eigenen Postfach
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter verbindet das eigene Postfach. Kolleginnen und Kollegen sehen es nicht – auch nicht in der Datenbank. Für IONOS, Strato, Telekom, GMX, WEB.DE und Gmail gibt es Vorlagen; andere Anbieter funktionieren mit den IMAP-Angaben Ihres Postfachs.
- In allen Tarifen enthalten
- Verbinden in einer Minute, jederzeit wieder trennen
- Microsoft 365 und Outlook.com folgen
Sicher: Ihre Mails bleiben in Ihrem Postfach
Unterlagio speichert Ihre Mails nicht. Sie werden beim Öffnen direkt aus Ihrem Postfach gelesen. Gespeichert wird nur, was Sie ausdrücklich in eine Akte legen – mit Virenprüfung und Prüfung des Dateityps wie bei jedem Upload.
- Passwort verschlüsselt gespeichert, nur für Sie nutzbar
- Anzeige ohne Skripte, aktive Inhalte und Zählpixel
- Verbindung nur zu öffentlichen Mailservern, mit Zertifikatsprüfung
Besonders gefragt in diesen Branchen
Wie Unterlagio im Alltag Ihrer Branche hilft – mit passenden Vorlagen und Beispielen:
Speichert Unterlagio meine E-Mails?
Nein. Die Mails werden beim Öffnen direkt aus Ihrem Postfach gelesen und nicht bei Unterlagio gespeichert. Gespeichert wird nur ein Anhang, den Sie ausdrücklich in eine Mandantenakte legen, und ein Vermerk, dass er abgelegt wurde.
Welche Postfächer werden unterstützt?
Alle Postfächer mit IMAP-Zugang, zum Beispiel bei IONOS, Strato, Telekom, GMX, WEB.DE oder Gmail. Bei manchen Anbietern ist ein eigenes App-Passwort nötig. Microsoft 365 und Outlook.com folgen.
Sehen meine Kollegen mein Postfach?
Nein. Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach; es ist nur für sie sichtbar. Abgelegte Unterlagen liegen danach ganz normal in der Mandantenakte.
Kostet der E-Mail-Eingang extra?
Nein, er ist in allen Tarifen enthalten.
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Unterlagen anfordern
Checklisten je Branche, automatische Erinnerungen, jährliche Anforderungen und „Was fehlt noch?“ für Sie und Ihre Mandanten.
Dokumenterkennung
Steuerbescheide, Lohnsteuerbescheinigungen & Co. werden auf dem Unterlagio-Server erkannt und vorsortiert – ohne Cloud-KI.
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Alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten, ohne Verpflichtung. Die Testphase endet automatisch.