Automatische Dokumenterkennung – auf dem eigenen Server, ohne KI-Anbieter
Lädt Ihr Mandant „Scan_0815.pdf“ hoch, erkennt Unterlagio, was es ist – etwa „Einkommensteuerbescheid 2025“ – und schlägt Kategorie, Jahr und die passende offene Anforderung vor. Die Erkennung läuft auf dem Unterlagio-Server. Sie entscheiden mit einem Klick.
- Ohne Zahlungsdaten
- Endet automatisch
- In jedem Tarif enthalten
So arbeitet die Erkennung
Erst die Virenprüfung, dann die Erkennung – alles auf dem Unterlagio-Server.
Mandant lädt hoch
PDF, Foto oder Scan – wie gewohnt per Smartphone oder Computer.
Text wird gelesen
Aus der Textebene des PDFs oder per Texterkennung bei Fotos und gescannten Seiten.
Feste Regeln ordnen ein
Nachvollziehbare Regeln für über 20 typische Unterlagen – plus Ihre eigenen Dokumentarten.
Sie entscheiden
Der Vorschlag erscheint bei der Unterlage: Übernehmen oder Verwerfen.
Was erkannt wird
Unterlagio erkennt unter anderem Steuerbescheide, Lohnsteuerbescheinigungen, Renten- und Beitragsbescheinigungen, Jahressteuerbescheinigungen, Kontoauszüge, Nebenkostenabrechnungen, Verträge und Rechnungen. Eigene Dokumentarten legen Sie mit Ihren Stichwörtern und Ihrer Kategorie an – etwa für die Pensionskasse Ihrer Mandanten.
- Bei gleich guten Treffern gehen Ihre eigenen Dokumentarten vor
- Erkennung mit einem Probetext ausprobieren
- Mitgelieferte Dokumentarten einzeln abschaltbar
Sie entscheiden – mit einem Klick
Der Vorschlag nennt Kategorie, Jahr und die passende offene Anforderung, zum Beispiel „Lohnsteuerbescheinigung 2025“. Ohne Ihre Bestätigung ändert sich nichts. Ihre Mandanten sehen keine Vorschläge, nur Hinweise zur Vollständigkeit.
- Eckdaten übernehmen: Versicherungspolice oder Darlehen als Vertrag anlegen
- Bescheiddatum und Erstattung oder Nachzahlung in das Schreiben zur Bescheidprüfung übernehmen
- Fristen nur als Vorschlag – in den Kalender erst nach Ihrem Klick; bitte prüfen, Feiertage werden nicht berücksichtigt
Ohne KI-Anbieter, ohne Cloud
Nicht beteiligt sind externe KI-Dienste, Cloud-Sprachmodelle sowie Übersetzungs- oder Texterkennungsdienste Dritter. Für die Erkennung verlässt kein Dokument und kein Text das System.
- Kein Speichern des ausgelesenen Volltextes – nur das Ergebnis und erkannte Eckdaten, verschlüsselt abgelegt
- Kein Training eines Modells mit Mandantendaten
- Jederzeit abschaltbar – für die ganze Kanzlei, nur die Texterkennung oder einzelne Dokumentarten
Besonders gefragt in diesen Branchen
Wie Unterlagio im Alltag Ihrer Branche hilft – mit passenden Vorlagen und Beispielen:
Werden Dokumente an einen KI-Anbieter übermittelt?
Nein. Die Erkennung arbeitet mit Texterkennung und festen, nachvollziehbaren Regeln – vollständig auf dem Unterlagio-Server. Dokumente und ausgelesene Texte gehen an keinen KI-Anbieter und keinen anderen Dritten.
Wird der Text meiner Unterlagen gespeichert?
Nein. Der ausgelesene Text wird nur für die Erkennung verarbeitet und weder gespeichert noch protokolliert. Gespeichert werden nur das Ergebnis und erkannte Eckdaten, verschlüsselt.
Was passiert, wenn ein Vorschlag nicht stimmt?
Sie verwerfen ihn mit einem Klick. Ohne Ihre Bestätigung ändert die Erkennung nichts. Mit eigenen Dokumentarten und Stichwörtern verbessern Sie die Treffer für Ihre Kanzlei.
Kann ich die Erkennung abschalten?
Ja, unter „Einstellungen → Dokumenterkennung“ – für die ganze Kanzlei, nur die Texterkennung für Fotos und Scans oder einzelne Dokumentarten.
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Checklisten je Branche, automatische Erinnerungen, jährliche Anforderungen und „Was fehlt noch?“ für Sie und Ihre Mandanten.
Dokumente scannen & hochladen
Foto oder Datei, mehrere Seiten als eine PDF, Hinweis bei unscharfen oder doppelten Uploads, Virenprüfung und Upload-Link für Interessenten.
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