Sicherheit und Datenschutz: gebaut für Berufsgeheimnisträger
Sie tragen die Verantwortung für die Daten Ihrer Mandanten. Unterlagio ist von Grund auf dafür gemacht – nicht nachträglich abgesichert. Hier lesen Sie, wie wir Unterlagen, Nachrichten und Zugänge schützen.
Auf einen Blick
- Hosting und Datensicherung in Deutschland
- Mandantentrennung bis in die Datenbank
- Übertragung ausschließlich per HTTPS
- Virenprüfung jeder Datei
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Manipulationsgeschütztes Protokoll
- AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive
- Keine Cloud-KI, kein Tracking
Hosting in Deutschland
Plattform, Datenbank und hochgeladene Unterlagen werden bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland betrieben.
- Unterlagen, Stammdaten und Nachrichten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert
- Unterlagen liegen in einem nicht öffentlichen Speicher – abrufbar nur über Unterlagio nach Prüfung der Berechtigung
- Server-Zugang nur per Schlüssel für namentlich bestimmte Personen, Firewall, automatische Sicherheitsupdates
Tägliche, verschlüsselte Datensicherung
Datenbank und Unterlagen werden täglich gesichert – verschlüsselt mit einem Schlüssel, der nicht auf dem Server liegt.
- Ablage an einem zweiten Standort in Deutschland
- Aufbewahrung der Sicherungen 30 Tage, zusätzlich Versionierung im Speicher
Strikte Mandantentrennung
Jede Kanzlei und jeder Mandant sieht nur die eigenen Daten – abgesichert bis in die Datenbank.
- Trennung auf Datenbankebene, nicht nur in der Anwendung
- Automatische Tests der Mandantentrennung bei jeder Softwareänderung
- Rollen und Rechte in Ihrem Team – vom Administrator bis „Nur lesen“
- Unsere Verwaltung sieht nur Kennzahlen, keine Unterlagen oder Mandantendaten
Verschlüsselt übertragen
Alle Verbindungen laufen ausschließlich verschlüsselt über HTTPS.
- Steuer-ID, Steuernummer, IBAN und Geburtsdatum werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert
- Verschlüsselte Sitzungen, Abmeldung nach 30 Minuten ohne Aktivität
- Datensicherungen verschlüsselt
Jede Datei geprüft
Jede hochgeladene Datei wird geprüft, bevor sie gespeichert wird.
- Prüfung von Dateiendung und Inhalt – getarnte Programme werden abgewiesen
- Virenprüfung vor dem Speichern; infizierte Dateien werden gar nicht abgelegt
- Logos und Bilder werden neu gespeichert, eingebettete Inhalte dabei entfernt
Sichere Anmeldung
Zugänge sind mehrfach geschützt – für Ihr Team und für Ihre Mandanten.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Code aus einer Authenticator-App – für Ihr Team auf Wunsch verpflichtend
- Anmeldecode per E-Mail für Ihre Mandanten: bei neuen Geräten oder bei jeder Anmeldung
- Passwörter mit Mindestlänge, geprüft gegen bekannte kompromittierte Passwörter
- Begrenzte Anmeldeversuche und „Auf allen anderen Geräten abmelden“
- In der Unterlagio-App für das iPhone (in Kürze im App Store): App-Sperre mit Face ID oder Touch ID
Manipulationsgeschütztes Protokoll
Sicherheitsrelevante Vorgänge wie Uploads, Abrufe und Änderungen werden protokolliert – nachvollziehbar und gegen nachträgliche Änderungen geschützt.
- Einträge über Prüfwerte miteinander verkettet (Hash-Kette)
- IP-Adressen im Protokoll nur als Hashwert
- Unterschriebene Dokumente mit Prüfsumme und digitalem Siegel
Benachrichtigungen ohne Inhalte
E-Mails und App-Mitteilungen enthalten keine Inhalte aus Unterlagen oder Nachrichten – nur einen Hinweis und den Link zum Portal.
- Vertrauliches bleibt im Portal, geschützt durch die Anmeldung
- Hinweis-Mails an Ihr Team ohne Mandantennamen
Dokumenterkennung ohne Cloud-KI
Unterlagen werden auf dem Unterlagio-Server gelesen und eingeordnet – ohne KI-Anbieter, ohne Weitergabe an Dritte, ohne gespeicherten Text.
- Vorschläge ändern nichts ohne Ihre Bestätigung
- Jederzeit abschaltbar
Kein Tracking
Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge ein.
- In der Plattform nur technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Formularschutz
- Diese Website kommt ganz ohne Cookies aus
- Keine Inhalte Dritter: Schriften und Bilder liegen auf unseren eigenen Servern
AVV inklusive – direkt bei der Registrierung
Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB schließen Sie direkt bei der Registrierung ab. Sie müssen nichts anfordern oder unterschreiben.
Auftragsverarbeitungsvertrag ansehen DatenschutzerklärungTechnische und organisatorische Maßnahmen
Die Schutzmaßnahmen sind als Anlage zum AVV beschrieben – nachlesbar, bevor Sie sich registrieren.
Unterauftragsverarbeiter
Alle eingesetzten Dienstleister stehen im AVV. Über geplante Änderungen informieren wir mindestens vier Wochen vorab.
Ihre Daten gehören Ihnen
Vollständiger Export jederzeit als ZIP und CSV – auch im Lesemodus und nach einer Kündigung.
Löschung nach Vertragsende
Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten noch 30 Tage exportieren. Mindestens sieben Tage vor der Löschung erhalten Sie eine E-Mail.
Gut zu wissen
Noch Fragen zu Sicherheit und Datenschutz? Schreiben Sie uns an info@unterlagio.de.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf Servern der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland. Eine tägliche, verschlüsselte Datensicherung liegt an einem zweiten Standort in Deutschland.
Können Sie als Anbieter meine Unterlagen sehen?
Unsere Verwaltung zeigt nur Kennzahlen, keine Unterlagen oder Mandantendaten. Auf Inhalte greifen wir nur zu, wenn Sie das im Einzelfall veranlassen, etwa für den Support. Im Auftragsverarbeitungsvertrag sind wir zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist bereits enthalten: Sie schließen ihn mit der Registrierung ab. Sie können ihn vorher jederzeit ansehen.
Stehen vertrauliche Inhalte in den E-Mails?
Nein. E-Mails und App-Mitteilungen enthalten nur einen Hinweis und den Link zum Portal. Unterlagen und Nachrichten sehen Ihre Mandanten erst nach der Anmeldung.
Setzt Unterlagio künstliche Intelligenz ein?
Nicht im Sinne von ChatGPT & Co. Die Dokumenterkennung arbeitet mit Texterkennung und festen, nachvollziehbaren Regeln – vollständig auf dem Unterlagio-Server. Dokumente und ausgelesene Texte werden dafür an keinen KI-Anbieter und keinen anderen Dritten übermittelt, der Text wird nicht gespeichert.
Überzeugen Sie sich selbst.
Testen Sie Unterlagio 14 Tage kostenlos – ohne Zahlungsdaten, ohne Verpflichtung.