Dokumente scannen und hochladen – direkt mit dem Smartphone
Ihre Mandanten fotografieren Belege mit der Handykamera oder wählen eine Datei aus. Mehrseitige Unterlagen werden zu einer PDF zusammengefügt. Jede Datei wird geprüft und landet beim richtigen Mandanten.
- Ohne Zahlungsdaten
- Endet automatisch
- In jedem Tarif enthalten
Foto machen oder Datei wählen
Ihr Mandant braucht nur ein Smartphone oder einen Computer mit Browser. Am Handy lädt er per Kamera hoch, am Computer per Dateiauswahl oder durch Ziehen und Ablegen. Art und Jahr der Unterlage kann er gleich mit angeben.
- PDF, Fotos (auch iPhone-HEIC), Word, Excel und OpenOffice
- Bis 25 MB je Datei und bis zu 20 Dateien auf einmal
- Fortschrittsanzeige beim Hochladen
- Direkt in die passende Anforderung oder frei unter „Unterlagen“
Mehrere Seiten, eine PDF
Mit „Dokument fotografieren“ öffnet sich der Scanner. Er erkennt die Ränder des Blatts und richtet die Seite gerade aus. Weitere Seiten fotografiert Ihr Mandant dazu. Unterlagio fügt alles zu einer PDF zusammen – benannt nach der angeforderten Unterlage, etwa „Lohnsteuerbescheinigung 2025.pdf“.
- Ecken lassen sich von Hand nachziehen, Kontrast optional
- Hinweis, wenn eine Seite unscharf ist
- Reihenfolge der Seiten änderbar, bis zu 20 Seiten
- Im Browser und bald auch in der Unterlagio-App für das iPhone
Upload-Check: Hinweis, bevor Sie nachfragen müssen
Direkt nach dem Hochladen prüft Unterlagio die Datei und gibt Ihrem Mandanten bei Bedarf einen Hinweis. Er entscheidet dann selbst: löschen und neu hochladen oder „Passt so“. Die Prüfung läuft auf dem Unterlagio-Server.
- Foto unscharf, zu dunkel oder zu klein
- Seiten fehlen, etwa bei „Seite 1 von 3“
- Anderes Jahr als angefordert
- Sieht nach einer anderen Unterlage aus als angefordert
- Dieselbe Datei wurde schon einmal hochgeladen
- Für Ihre Kanzlei abschaltbar
Geprüft, bevor es gespeichert wird
Unterlagio prüft Dateiendung und Inhalt. Getarnte Programme werden abgewiesen. Jede Datei wird vor dem Speichern auf Viren geprüft. Die Unterlagen liegen in einem nicht öffentlichen Speicher in Deutschland und sind nur nach Anmeldung und Berechtigungsprüfung abrufbar.
Upload-Link für Interessenten
Für das Erstgespräch brauchen Sie noch kein Kundenkonto. Sie erstellen einen Link mit kurzem Hinweis und schicken ihn weiter. Der Interessent lädt seine Unterlagen ohne Anmeldung hoch – auf einer Seite im Design Ihrer Kanzlei.
- Gültig 1 bis 30 Tage, einmal oder mehrfach nutzbar, jederzeit sperrbar
- Dieselbe Datei- und Virenprüfung wie im Portal
- Eingang einem Mandanten zuordnen oder mit einem Klick einen neuen anlegen
- Nicht zugeordnete Eingänge werden 30 Tage nach Ablauf des Links gelöscht
Alles geordnet im Dokumententresor
Im Dokumententresor sehen Sie und Ihr Mandant alle Unterlagen nach Jahr und Kategorie – oder in eigenen Ordnern, etwa „Wohnung Hauptstraße 3“. Mit Suche und Filter.
Besonders gefragt in diesen Branchen
Wie Unterlagio im Alltag Ihrer Branche hilft – mit passenden Vorlagen und Beispielen:
Brauchen meine Mandanten eine App?
Nein. Ein Smartphone oder Computer mit Browser genügt – auch der Scanner für mehrseitige Unterlagen funktioniert im Browser. Wer möchte, legt das Portal wie eine App auf den Home-Bildschirm.
Welche Dateien können hochgeladen werden?
PDF, Fotos als JPG, PNG oder HEIC, Word-, Excel- und OpenOffice-Dateien. Jede Datei darf bis 25 MB groß sein; mehrere Dateien können auf einmal hochgeladen werden.
Was passiert mit einem unscharfen Foto?
Ihr Mandant erhält direkt nach dem Hochladen einen Hinweis und kann das Foto löschen und neu aufnehmen. Er kann es aber auch mit „Passt so“ behalten. Den Hinweis sehen Sie ebenfalls bei der Unterlage.
Können Interessenten ohne Konto Unterlagen schicken?
Ja, über einen Upload-Link. Er gilt 1 bis 30 Tage, lässt sich jederzeit sperren und führt auf eine Seite im Design Ihrer Kanzlei. Die Dateien werden genauso geprüft wie im Portal.
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Checklisten je Branche, automatische Erinnerungen, jährliche Anforderungen und „Was fehlt noch?“ für Sie und Ihre Mandanten.
Dokumenterkennung
Steuerbescheide, Lohnsteuerbescheinigungen & Co. werden auf dem Unterlagio-Server erkannt und vorsortiert – ohne Cloud-KI.
Ihr Portal, Ihre Marke
Logo, Farben, fünf Stil-Vorlagen, Titelbild, eigene Startseite, Ansprechpartner mit Foto, Sie oder du – und als App auf dem Handy.
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Alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten, ohne Verpflichtung. Die Testphase endet automatisch.