Unterlagen von Mandanten anfordern – und sehen, was noch fehlt
Fordern Sie einzelne Unterlagen oder eine ganze Checkliste an. Ihr Mandant sieht im Portal genau, was Sie brauchen, und lädt es direkt dort hoch. Unterlagio erinnert automatisch. Sie prüfen und haken ab.
- Ohne Zahlungsdaten
- Endet automatisch
- In jedem Tarif enthalten
Checklisten statt langer E-Mails
Weisen Sie eine Checkliste mit einem Klick zu oder fordern Sie einzelne Unterlagen an. Mitgeliefert sind Vorlagen passend zu Ihrem Berufsfeld – von der Einkommensteuererklärung bis zur Baufinanzierung. Sie passen sie an oder legen eigene an.
- Vorlagen je Berufsfeld, anpassbar oder ganz eigene
- Einzelne Unterlagen mit Hinweis, Art und Frist
- Positionen einer Checkliste einzeln ab- oder anwählen, mit gemeinsamer Frist
- Optionale Unterlagen mit „falls vorhanden“ – sie halten den Abschluss nicht auf
- Checkliste schon beim Anlegen eines Mandanten zuweisen
„Was fehlt noch?“ – für beide Seiten sichtbar
Ihr Mandant sieht für jede angeforderte Unterlage eine Karte mit Ihrem Hinweis, der Frist und einem eigenen Knopf zum Hochladen. Ein Fortschritt zeigt, wie viel schon erledigt ist. Sie sehen den Stand je Mandant und über alle Mandanten hinweg.
- Stand je Unterlage: offen, hochgeladen, erledigt oder Rückfrage
- Status des Mandanten automatisch: Unterlagen fehlen, in Bearbeitung, vollständig
- Übersicht über alle Mandanten: zu prüfen, wartet auf den Mandanten, überfällig
Automatisch erinnern, ohne selbst daran zu denken
Fehlen Unterlagen noch, erinnert Unterlagio Ihre Mandanten mit Portalzugang. Standard ist eine Erinnerung nach 3, 7 und 14 Tagen. Mehrere offene Unterlagen werden in einer E-Mail zusammengefasst – höchstens eine am Tag.
- Rhythmus anpassen oder Erinnerungen ganz abschalten
- E-Mails ohne Inhalte: nur ein Hinweis und der Link zum Portal
- In der Akte sehen Sie, ob die automatische Erinnerung an ist
Automatisch anfordern – jedes Jahr wieder
Legen Sie einmal eine Regel fest, zum Beispiel: „Am 2. Januar die Checkliste Einkommensteuer an alle aktiven Mandanten, Frist 60 Tage.“ Unterlagio weist die Checkliste dann zum Stichtag automatisch zu – jährlich oder einmalig.
- Für alle aktiven Mandanten, die Mandanten einer zuständigen Person oder eine Auswahl
- Name mit Jahreszahl, z. B. „Einkommensteuer 2026“
- Vorschau, wer die Checkliste erhält – vor dem ersten Lauf
- Keine doppelte Zuweisung im selben Jahr
Rückfragen direkt an der Unterlage
Passt eine Unterlage, genügt ein Klick auf „Passt“. Fehlt etwas, stellen Sie eine Rückfrage. Ihr Mandant sieht sie hervorgehoben, antwortet direkt bei der Anforderung oder lädt eine neue Datei hoch. Der Verlauf steht als eigenes Gespräch im Postbuch.
Besonders gefragt in diesen Branchen
Wie Unterlagio im Alltag Ihrer Branche hilft – mit passenden Vorlagen und Beispielen:
Welche Checklisten sind schon dabei?
Das hängt von Ihrem Berufsfeld ab – zum Beispiel Einkommensteuererklärung, Neuaufnahme Mandant, Laufende Buchhaltung, Baufinanzierung, Neukunde Versicherung, Schadenmeldung, Mietinteressent oder Förderantrag. Die Vorlagen sind unverbindliche Vorschläge. Sie können sie anpassen, entfernen oder eigene anlegen.
Wie oft erinnert Unterlagio meine Mandanten?
Standardmäßig nach 3, 7 und 14 Tagen, mit höchstens einer Sammel-E-Mail pro Tag. Den Rhythmus ändern oder die Erinnerungen abschalten können Sie in den Einstellungen. Die E-Mails enthalten keine Inhalte, nur einen Hinweis und den Link zum Portal.
Kann ich Unterlagen jedes Jahr automatisch anfordern?
Ja. Unter „Automatisch anfordern“ legen Sie Checkliste, Stichtag, Frist und Empfänger fest. Unterlagio weist die Checkliste zum Stichtag zu – jährlich oder einmalig – und verhindert eine doppelte Zuweisung im selben Jahr.
Was sieht mein Mandant?
Unter „Was fehlt noch?“ eine Karte je Unterlage mit Ihrem Hinweis, der Frist und einem Knopf zum Hochladen per Foto oder Datei. Ein Fortschritt zeigt, wie viel schon erledigt ist. Rückfragen sind hervorgehoben.
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Dokumente scannen & hochladen
Foto oder Datei, mehrere Seiten als eine PDF, Hinweis bei unscharfen oder doppelten Uploads, Virenprüfung und Upload-Link für Interessenten.
Sichere Nachrichten
Digitales Postbuch mit Gesprächen nach Themen, Rückfragen zur Unterlage und Benachrichtigungen ohne Inhalte.
Dokumenterkennung
Steuerbescheide, Lohnsteuerbescheinigungen & Co. werden auf dem Unterlagio-Server erkannt und vorsortiert – ohne Cloud-KI.
14 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten, ohne Verpflichtung. Die Testphase endet automatisch.