Sichere Nachrichten mit Mandanten – im Postbuch statt per E-Mail
Vertrauliches gehört nicht ins E-Mail-Postfach. In Unterlagio schreiben Sie und Ihre Mandanten im Portal – geordnet nach Gesprächen, mit Bezug zur Unterlage. Per E-Mail kommt nur der Hinweis, dass eine Nachricht wartet.
- Ohne Zahlungsdaten
- Endet automatisch
- In jedem Tarif enthalten
Gespräche nach Themen – das digitale Postbuch
Jede Nachricht gehört zu einem Gespräch mit Betreff, etwa „Einkommensteuer 2025“. Sie und Ihr Mandant können jederzeit ein neues Gespräch beginnen. Alle bisherigen bleiben sichtbar.
- Bezug zu einer Unterlage oder Anforderung möglich
- Gelesen-Anzeige
- Gespräche abschließen und bei Bedarf wieder öffnen
Rückfragen landen dort, wo sie hingehören
Stellen Sie eine Rückfrage zu einer angeforderten Unterlage, entsteht automatisch ein eigenes Gespräch „Rückfrage: …“. Ihr Mandant antwortet direkt dort oder lädt eine neue Datei hoch. Auf seine Antwort hin zeigt die Anforderung „Antwort erhalten“.
Benachrichtigungen ohne Inhalte
Per E-Mail erfährt Ihr Mandant nur, dass eine neue Nachricht im Portal wartet – ohne den Text. Schreiben Sie mehrmals kurz hintereinander, erhält er höchstens eine E-Mail je 15 Minuten. Auch Mitteilungen in der App enthalten keine Details.
- Für Ihr Team: Glocke im Beraterbereich und Hinweis-Mails ohne Mandantennamen
- Hinweis-Mails an das Team höchstens alle 15 Minuten, abschaltbar
- Auf Wunsch nur für die eigenen Mandanten
Ein Posteingang für das ganze Team
Im Posteingang sehen Sie die Gespräche aller Mandanten. Ungelesene sind sofort erkennbar. Filter helfen beim Abarbeiten.
- Suche nach Mandant und Betreff
- Filter „nur ungelesene“ und „unbeantwortet“
- Archivierte Mandanten ein- oder ausblenden
Nachvollziehbar und exportierbar
Gespräche bleiben vollständig im Verlauf, auch abgeschlossene. Beim vollständigen Export erhalten Sie den Nachrichtenverlauf je Mandant, gegliedert nach Gesprächen.
Besonders gefragt in diesen Branchen
Wie Unterlagio im Alltag Ihrer Branche hilft – mit passenden Vorlagen und Beispielen:
Warum Nachrichten im Portal statt per E-Mail?
Im Portal liegen Nachrichten und Unterlagen an einem Ort, geschützt durch die Anmeldung und dem richtigen Mandanten zugeordnet. Per E-Mail geht nur ein Hinweis ohne Inhalt. Was Berufsgeheimnisträger beim Austausch beachten sollten, erklärt unser Ratgeber.
Was steht in der Benachrichtigung?
Nur, dass eine neue Nachricht wartet, und der Link zum Portal. Der Text der Nachricht steht nicht in der E-Mail.
Können Mandanten selbst ein Gespräch beginnen?
Ja. Ihre Mandanten können im Portal jederzeit ein neues Gespräch mit eigenem Betreff beginnen oder auf ein bestehendes antworten.
Sieht mein ganzes Team die Nachrichten?
Der Posteingang ist für Ihr Team gemeinsam: Ihre Mitarbeiter sehen die Gespräche aller Mandanten; was jemand darf, legt seine Rolle fest. Welche Benachrichtigungen jemand erhält, stellt jede Person selbst ein – zum Beispiel nur für die eigenen Mandanten.
Auch interessant
Unterlagen anfordern
Checklisten je Branche, automatische Erinnerungen, jährliche Anforderungen und „Was fehlt noch?“ für Sie und Ihre Mandanten.
Digitale Unterschrift
PDF vorlegen, am Smartphone unterschreiben, per Code bestätigen: einfache elektronische Signatur mit Nachweisseite.
Online-Terminbuchung
Zeitfenster freigeben, Mandanten buchen selbst – vor Ort, Telefon oder Video, mit Bestätigung per E-Mail und Kalender-Abo.
14 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten, ohne Verpflichtung. Die Testphase endet automatisch.