Dokumente digital unterschreiben lassen – am Smartphone, mit Nachweis
Legen Sie Aufträge, Vereinbarungen oder Vollmachten als PDF zur Unterschrift vor. Ihr Mandant unterschreibt im Portal mit Finger oder Maus und bestätigt mit einem Code per E-Mail. Sie erhalten das unterschriebene PDF mit Nachweisseite.
- Ohne Zahlungsdaten
- Endet automatisch
- In jedem Tarif enthalten
Auf der Nachweisseite steht
- Name und E-Mail-Adresse der unterschreibenden Person
- Datum und Uhrzeit der Unterschrift
- Bestätigungsweg: Anmeldung im Portal und Einmal-Code per E-Mail
- IP-Adresse
- Prüfsumme des Originals (SHA-256) und Vorgangsnummer
- Das Unterschriftsbild
So läuft die Unterschrift ab
Vom Vorlegen bis zum fertigen PDF in vier Schritten – ohne Ausdrucken, Scannen oder Post.
Sie legen das PDF vor
In der Akte des Mandanten: Titel, Hinweis und auf Wunsch eine Frist. Auf Wunsch erhält Ihr Mandant eine E-Mail ohne Inhalt.
Ihr Mandant liest und unterschreibt
Er sieht das Dokument auf seiner Startseite, öffnet das PDF und unterschreibt mit Finger oder Maus.
Bestätigung per Code
Ein sechsstelliger Einmal-Code kommt per E-Mail und gilt zehn Minuten. Alternativ kann Ihr Mandant mit Begründung ablehnen.
Unterschriebenes PDF in der Akte
Unterlagio legt „…_unterschrieben.pdf“ mit Nachweisseite beim Mandanten ab. Sie werden benachrichtigt.
Nachvollziehbar: Nachweisseite und Prüfsumme
Das unterschriebene PDF enthält die Seiten des Originals unverändert und eine zusätzliche Nachweisseite. Lässt sich ein PDF ausnahmsweise nicht einlesen, entsteht die Nachweisseite als eigene Datei; sie verweist über die Prüfsumme auf das Original. Unmittelbar vor der Unterschrift gleicht Unterlagio die Prüfsumme mit dem gespeicherten Original ab. Anschließend wird das PDF digital versiegelt – nachträgliche Änderungen zeigen PDF-Programme an.
- Original und unterschriebene Fassung bleiben in der Akte
- Eingabe des Codes höchstens fünfmal, danach ist ein neuer Code nötig
- Vorlage, Unterschrift, Ablehnung und Rückzug werden im Protokoll festgehalten
Offene Unterschriften im Blick
Sie sehen, welche Dokumente noch auf eine Unterschrift warten. Ihren Mandanten erinnern Sie mit einem Klick. Ein Dokument, das nicht mehr gilt, ziehen Sie zurück. Unterschreibt oder lehnt Ihr Mandant ab, werden Sie benachrichtigt.
Was eine einfache elektronische Signatur leistet – und was nicht
Unterlagio bietet eine einfache elektronische Signatur. Sie ersetzt nicht die gesetzliche Schriftform und keine qualifizierte elektronische Signatur. Für Dokumente, die der Schriftform bedürfen, ist sie deshalb nicht geeignet. Ob sie für ein bestimmtes Dokument ausreicht, prüfen Sie bitte im Einzelfall.
Besonders gefragt in diesen Branchen
Wie Unterlagio im Alltag Ihrer Branche hilft – mit passenden Vorlagen und Beispielen:
Ersetzt die digitale Unterschrift die Unterschrift auf Papier?
Nicht in jedem Fall. Unterlagio bietet eine einfache elektronische Signatur. Sie ersetzt nicht die gesetzliche Schriftform und keine qualifizierte elektronische Signatur. Ob sie für ein Dokument ausreicht, prüfen Sie bitte im Einzelfall.
Wie bestätigt mein Mandant seine Unterschrift?
Er ist im Portal angemeldet und gibt zusätzlich einen sechsstelligen Code ein, den er per E-Mail erhält. Der Code gilt zehn Minuten und kann höchstens fünfmal eingegeben werden.
Welche Dokumente kann ich zur Unterschrift vorlegen?
Dokumente im PDF-Format, zum Beispiel Aufträge, Vereinbarungen oder Vollmachten – sofern dafür keine strengere Form vorgeschrieben ist.
Kostet die Unterschrift extra?
Nein. Die digitale Unterschrift ist wie alle Funktionen in jedem Tarif enthalten.
Auch interessant
Sichere Nachrichten
Digitales Postbuch mit Gesprächen nach Themen, Rückfragen zur Unterlage und Benachrichtigungen ohne Inhalte.
Ihr Portal, Ihre Marke
Logo, Farben, fünf Stil-Vorlagen, Titelbild, eigene Startseite, Ansprechpartner mit Foto, Sie oder du – und als App auf dem Handy.
Unterlagen anfordern
Checklisten je Branche, automatische Erinnerungen, jährliche Anforderungen und „Was fehlt noch?“ für Sie und Ihre Mandanten.
14 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten, ohne Verpflichtung. Die Testphase endet automatisch.